Pedoman Tata Naskah Dinas

       

•  Pengertian Umum

                   Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. sedangkan Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 

• Tujuan

Pedoman Tata Naskah Dinas bertujuan:

a.      Menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berdaya guna dan berhasil guna dalam penyelenggaraan pemerintahan umum dan pembangunan.

     b.   Mencapai keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas antar instansi pemerintah

c.    Mewujudkan tata kearsipan yang semakin berdaya guna dan berhasil guna. 

• Maksud 

          Pedoman Tata Naskah Dinas dimaksudkan sebagai acuan dalam pengelolaan tata naskah dinas di                 lingkungan BPKP, sehingga lebih berdaya guna dan berhasil guna, seragam, serta terpadu dengan                 instansi pemerintah lainnya

. 

Asas yang harus diperhatikan dalam penyusunan naskah dinas adalah sebagai berikut:

1.      Asas Efektif dan Efisien

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.

2.      Asas Pembakuan

Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.

3.      Asas Pertanggungjawaban

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.

4.      Asas Keterkaitan

Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum.

5.      Asas Kecepatan dan Ketepatan 

Untuk mendukung  kelancaran tugas dan fungsi unit organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, serta kecepatan penyampaian dan distribusi.

6.      Asas Keamanan

Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi. 

• Daftar Istilah

Istilah-istilah yang digunakan dalam Pedoman Tata Naskah Dinas adalah sebagai berikut:

1.     Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas (tata persuratan, naskah dinas arahan, naskah dinas khusus, naskah dinas elektronik, laporan, dan formulir),  penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.

2.     Arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dan digunakan dalam rangka pelaksanaan kegiatan suatu organisasi.

3.     Arsip Aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraaan administrasi.

4.     Arsip Dinamis adalah arsip yang senantiasa berubah nilai arti menurut fungsinya serta digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan administrasi instansi/administrasi negara.

5.     Arsip Duplikasi adalah arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan aslinya, dan berfungsi hanya sebagai pengganti yang asli.

6.     Arsip In-Aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun.

7.     Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan administrasi negara sehari-hari, serta sudah mencapai taraf nilai abadi karena sudah memiliki nilai guna sekunder/pertanggungjawaban nasional.

8.     Batang Tubuh/Isi Surat adalah bagian surat yang isinya antara lain memuat latar belakang, maksud/tujuan surat, uraian inti surat, dan penutup.

9.     Bentuk Mikro adalah naskah dinas yang berbentuk benda elektronik yang mampu menyampaikan dan menyimpan informasi dalam jumlah besar dalam waktu yang singkat dan dalam bentuk yang ringkas.

10.  Berhalangan Sementara adalah berhalangan karena jabatan tidak terisi dan menimbulkan kekosongan jabatan bersangkutan yang tidak melebihi enam bulan.

11.  Berhalangan Tetap adalah berhalangan karena jabatan tidak terisi dan menimbulkan kekosongan jabatan bersangkutan yang melebihi enam bulan.

12.  Berita Acara adalah naskah mengenai sesuatu peristiwa resmi dan kedinasan yang dialami, dilakukan atau disaksikan oleh pihak yang bersangkutan, disusun secara teratur, yang dimaksudkan sebagai bukti tertulis bilamana diperlukan sewaktu-waktu.

13.  Berkas adalah naskah/himpunan naskah yang saling berhubungan dan merupakan suatu unit yang berisi informasi spesifik.

14.  Catatan adalah lembaran yang berisi tulisan tentang keterangan-keterangan penting yang terjadi setiap saat dalam bentuk yang praktis dan berguna sebagai bahan penyusunan/pembuatan laporan, perencanaan, risalah, atau perintah.

15.  Eksternal adalah instansi atau unit organisasi yang secara hukum berada di luar lingkup manajemen 

16.  Faksimile adalah suatu surat/berita yang dikirim melalui alat elekronik tertentu yang diterima dalam bentuk reproduksi sesuai dengan aslinya pada saat/waktu itu juga.

17.  Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan cap dinas.

18.  Formulir adalah jenis surat yang memiliki desain khusus yang memuat data kedinasan untuk tujuan tertentu.

19.  Indeks adalah suatu cara pemberian tanda pada suatu arsip yang akan dijadikan petunjuk atau pengenal untuk memudahkan mengetahui dalam susunan mana dokumen tersebut harus dimasukkan dalam file dan selanjutnya untuk memudahkan pula mengetahui dalam file mana arsip tersebut dapat ditemukan bila diperlukan.

20.  Instruksi adalah naskah dinas yang berisikan perintah yang memuat petunjuk teknis pelaksanaan suatu kebijaksanaan/ketetapan, baik bersumber pada peraturan yang lebih tinggi maupun berdasarkan pada suatu kebijaksanaan pimpinan.

21.  Internal adalah unit organisasi yang secara hukum berada dalam lingkup manajemen.

22.  Jadwal Retensi Arsip adalah daftar pedoman jangka waktu penyimpanan arsip,  yang meliputi jenis arsip, retensi, dan keterangan.

23.  Kaki Surat adalah bagian surat yang isinya antara lain nama jabatan penanda tangan surat, tanda tangan, NIP, cap dinas, dan tembusan.

24.  Kepala Surat/Kop Surat adalah bagian surat yang berisi logo instansi, nama organisasi/unit organisasi, alamat, nomor telepon, kotak pos (jika ada), faksimile (jika ada), dan informasi identitas lain jika ada dan diperlukan.

27.  Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban seseorang pejabat untuk menandatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab jabatannya.

28.  Kewenangan Penandatanganan Surat adalah kewenangan seseorang pejabat untuk menandatangani surat sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.

29.  Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah berdasarkan sistem tata berkas instansi yang bersangkutan.

30.  Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan antar unit kerja dalam organisasi baik secara vertikal maupun horizontal.

31.  Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan oleh instansi dengan pihak lain di luar lingkungan instansi yang bersangkutan.

32.  Laporan adalah uraian tertulis tentang masalah/peristiwa yang telah terjadi sebagai hasil penelaahan/penilaian pejabat dalam melakukan tugasnya.

33.  Lembar Disposisi adalah secarik kertas yang dilekatkan pada surat masuk dan berisi disposisi dari atasan tentang petunjuk-petunjuk bagaimana surat itu harus ditangani dan kepada siapa surat itu harus diteruskan.

34.  Logo adalah gambar/huruf sebagai indentitas instansi pemerintah pusat dan daerah.

35.  Memo adalah surat antar pejabat, baik yang bersifat pribadi maupun yang menyangkut kedinasan, bentuknya lebih bebas dari nota dinas dan dimaksudkan untuk mengingatkan suatu masalah.

36.  Memorandum Serah Terima Jabatan adalah laporan kegiatan tugas pokok dan fungsi yang dibuat oleh pejabat struktural yang melakukan serah terima jabatan kepada pejabat pengganti.

37.  Memorandum of Understanding (MoU) adalah suatu kontrak pendahuluan untuk menjadi acuan bagi proses negosiasi kontrak yang sebenarnya.

38.  Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

39.  Naskah Dinas Khusus adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang untuk kepentingan khusus, dengan format dan keabsahan yang diatur secara khusus.

40.  Naskah Serah Terima  adalah berita acara mengenai penyerahan dan penerimaan sesuatu hak/penguasaan/ pertanggungjawaban, yang dimaksudkan sebagai bukti berpindahnya sesuatu keadaan/peristiwa hukum.

41.  Naskah Serah Terima Jabatan adalah berita acara mengenai penyerahan dan penerimaan sesuatu hak/penguasaan/pertanggungjawaban, yang dimaksudkan sebagai bukti berpindahnya sesuatu keadaan/peristiwa hukum.

42.  Nota Dinas adalah tulisan/catatan dari seorang pejabat yang isinya mengingatkan, mengusulkan atau menyarankan sesuatu hal mengenai masalah kedinasan kepada pejabat/pegawai lainnya.

43.  Pemberitahuan adalah surat yang isinya mengenai masalah khusus yang ditujukan kepada alamat tertentu dengan maksud agar  si penerima memberikan perhatian khusus terhadap masalah tersebut.

44.  Pembuka Surat adalah bagian surat yang isinya tanggal surat, nomor surat, sifat surat, lampiran surat, hal surat, dan alamat surat.

45.  Pemusnahan Arsip adalah penghancuran secara fisik arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi dengan cara tertentu sedemikian rupa sehingga tidak dapat dikenali, baik bentuk maupun isi/informasi yang termuat dalam arsip tersebut.

46.  Pencatatan Surat adalah kegiatan pendaftaran surat-surat yang harus dikelola, sejak penerimaan sampai penyerahannya kepada pihak yang berkepentingan, serta pencatatan oleh pihak penerima terakhir.

47.  Pengumuman adalah suatu pemberitahuan yang ditujukan kepada umum atau suatu golongan/kelompok yang sifatnya beraneka ragam, dan isinya bersifat pemberitahuan, penjelasan, pernyataan atau petunjuk lebih lanjut mengenai cara pelaksanaan sesuatu hal.

48.  Pengurusan Surat adalah segala kegiatan yang harus dilakukan dalam rangka pengelolaan surat-surat kedinasan, yang terdiri atas surat masuk dan surat keluar, baik dalam lingkup intern maupun ekstern instansi.

49.  Penyerahan Surat adalah kegiatan penyampaian surat-surat yang dilakukan oleh petugas unit kerja persuratan kepada pihak yang berhak menerimanya atau petugas yang telah ditetapkan, seperti sekretaris dari pejabat unit kerja/ organisasi  yang  berkepentingan.

50.  Penyortiran Surat adalah kegiatan pemilahan surat menurut pihak atau unit kerja/organisasi yang berhak untuk menerimanya.

51.  Penyusutan Arsip adalah kegiatan penyortiran, pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan terkait, penyerahan arsip yang nilai gunanya permanen kepada ANRI, dan pemusnahan arsip yang telah habis nilai gunanya.

52.  Perjanjian adalah naskah persetujuan mengenai harta kekayaan yang memuat bahwa pihak yang satu berhak atas sesuatu, dan pihak yang lain berkewajiban melakukan sesuatu prestasi, oleh sebab itu diberi akibat hukum agar dapat dipaksakan oleh pengadilan.

53.  Produk Hukum adalah jenis naskah berbentuk peraturan perundang-undangan yang isinya bersifat mengatur atau menetapkan, yang mengikat, dan wajib dilaksanakan.

54.  Produk Teknologi Maju adalah jenis naskah/surat hasil teknologi maju sebagai media informasi yang dipergunakan dalam tata naskah dinas.

55.  Rahasia adalah sifat surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi. Tingkat pengamanan informasi erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui  oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

56.  Risalah adalah laporan mengenai jalannya sesuatu pertemuan yang disusun secara teratur dan dipertanggungjawabkan oleh si pembuat, dan atau peserta pertemuan itu sendiri sehingga mengikat sebagai dokumen resmi dari kejadian /peristiwa yang disebut di dalamnya.

57.  Sangat Rahasia adalah sifat surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi. Tingkat pengamanan informasi surat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerima.

58.  Sekretaris Unit Kerja adalah petugas yang ditunjuk sebagai sekretaris pimpinan pada setiap unit kerja, mencakup Subbagian Tata Usaha Pimpinan pada Kepala , Sekretaris Sekretariat Utama, Sekretaris Deputi, Sekretaris Direktur, Sekretaris Kepala Biro, Sekretaris Kepala Pusat, Sekretaris Inspektur, Sekretaris Kepala Perwakilan, dan Sekretaris Kepala Bidang/Bagian.

59.  Surat adalah setiap tulisan yang berisikan pernyataan dari penulisnya, yang bertujuan menyampaikan informasi kepada    pihak lain.

60.  Surat Biasa adalah surat yang sifatnya tidak memerlukan pengamanan khusus.

61.  Surat Dinas adalah segala tulisan dinas menurut persyaratan tertentu, yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang pada instansi pemerintah dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi pokok dalam bidangnya masing-masing.

62.  Surat Edaran adalah surat yang ditujukan secara terbatas kepada pejabat/pegawai tertentu, yang berisi tata cara pelaksanaan lebih lanjut atas kebijakan pokok peraturan tertentu.

63.  Surat Elektronik adalah surat berita yang penyusunan dan pengirimannya dilakukan secara langsung melalui media elektronik, baik yang dimiliki sendiri, kantor pos, atau perusahaan penyedia jasa lain (provider).

64.  Surat lzin adalah surat yang diberikan kepada seseorang untuk memperoleh sesuatu hak/kemudahan/dispensasi yang bukan menjadi milik/kewenangan/kompetensinya dan sifatnya hanya untuk keperluan dalam batas waktu tertentu.  Surat izin memberikan hak/kewenangan atau membebaskan yang bersangkutan dari suatu persyaratan sehingga menjadi tidak berlaku bagi yang bersangkutan.

65.  Surat Keluar adalah surat dari unit kerja yang ditujukan kepada unit kerja lain, baik dalam lingkup intern maupun ekstern 

66.  Surat Keterangan adalah surat pernyataan dari pejabat yang bersangkutan tentang sesuatu atau kebenaran sesuatu, dengan tujuan tertentu agar pemegang Surat Keterangan dapat memperoleh kelancaran dan kemudahan dalam melaksanakan kegiatan.

67.  Surat Keterangan Perjalanan adalah surat keterangan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, atas permintaan pegawai, isinya menerangkan maksud perjalanan yang dilakukan oleh pegawai yang bersangkutan. Surat keterangan perjalanan tidak berakibat membebani anggaran belanja negara.

68.  Surat Kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan/pejabat yang mempunyai hak dan wewenang atas sesuatu kepada pejabat/pegawai atau orang lain guna bertindak untuk dan atas namanya dengan hak dan wewenang tersebut.

69.  Surat Masuk adalah surat yang diterima dari unit kerja lain, baik lingkup intern maupun ekstern

70.  Surat Pengantar adalah surat yang menyertai pengiriman suatu naskah/dokumen sebagai sopan santun administrasi, yang berisikan uraian singkat mengenai hal-hal pokok yang dilaporkan/ dikirim.

71.  Surat Pengukuhan Perintah Lisan adalah surat yang berisi pengukuhan atas perintah lisan yang diberikan oleh pimpinan/pejabat atasan yang dianggap penting.

72.  Surat Peringatan adalah surat yang sifatnya mengingatkan bahwa telah terjadi kealpaan/kelalaian/kekeliruan atau sesuatu hal yang bertentangan dengan peraturan yang berlaku, dengan maksud agar segera diperbaiki/dipulihkan kembali sebagaimana mestinya.

73.  Surat Perintah adalah surat yang berisi pernyataan kehendak pimpinan /pejabat atasan kepada bawahannya secara tegas dan tertulis untuk melakukan tugas tertentu.

74.  Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah surat yang memuat perintah melakukan perjalanan dinas, yang ditujukan kepada seseorang pejabat/pegawai untuk melakukan tugas tertentu. Surat perintah perjalanan dinas berakibat membebani anggaran belanja negara.

75.  Surat Tugas adalah surat yang berisi pernyataan bahwa pimpinan/pejabat atasan yang berwenang memberikan tugas kepada pejabat/pegawai bawahannya untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan tertentu.

76.  Surat Undangan adalah surat yang memuat informasi akan adanya suatu kegiatan, seperti upacara atau pertemuan, dengan harapan kehadiran dari penerima undangan.

77.  Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, disitribusi, dan penyimpanan, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

78.  Telegram atau Surat Kawat adalah tulisan yang memuat berita penting yang harus segera disampaikan dalam waktu singkat, disusun dengan gaya tersendiri, dikirim dengan telegrap melalui perusahaan telekomunikasi atau  penyedia jasa lain.

79.  Teleks adalah tulisan berita penting yang harus segera disampaikan kepada si alamat, dikirimkan melalui pesawat teleks, baik yang dikuasai BPKP maupun perantaraan transmitter milik instansi lain.

80.  Terbatas/Konfidensial adalah sifat surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi. Tingkat pengamanan informasi erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

81.  Tunjuk Silang/Guide/Cross Refference adalah suatu cara untuk mempertemukan beberapa keterangan yang berbeda, tetapi kesemuanya mengenai satu hal yang sama.

82.  Ukuran Kertas adalah ukuran kertas yang digunakan, terdiri atas : A3 (297x420 mm), A4 (210x297 mm), C4 (229x324 mm),  C5 (162x229 mm), dan F4 (216x330 mm).

83.  Unit Kerja adalah unit organisasi eselon I dan II    

84.  Unit Kerja Persuratan adalah unit kerja yang fungsinya mengelola dan mengurus persuratan di 

85.  Unit Pengolah adalah satuan kerja yang kegiatan pokoknya menerima, memproses, menganalisis, dan menyelesaikan, serta menyimpan arsip aktif yang masih merupakan berkas kerja.

86.  Verbal adalah lembaran konsep yang dianggap sumber pertama dan asli dari sesuatu surat/laporan atau keputusankeputusan pejabat yang bersifat naskah dengan memuat coretan/perubahan atau penyempurnaan dari aslinya. 

Naskah Dinas Penugasan

a) Instruksi

1)     Pengertian

Instruksi adalah petunjuk atau arahan yang diterbitkan Menteri atau pejabat Eselon I kepada seseorang dan/atau beberapa orang pejabat dalam melaksanakan tugas tertentu dalam jangka waktu tertentu di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum.

2)     Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah Menteri Pekerjaan Umum atau pejabat Eselon I yang menerima pendelegasian wewenang.

 

3)     Susunan

a)      Kepala

Bagian Kepala Instruksi terdiri dari:

(1)      kop naskah dinas yang berisi gambar lambang negara dan tulisan nama jabatan

       ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(2)      kata Instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan

        huruf kapital secara simetris;

(3)      nomor Instruksi, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(4)      kata tentang, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(5)      judul Instruksi, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(6)      nama jabatan pejabat yang menetapkan Instruksi, ditulis dengan huruf kapital secara simetris, dan diakhiri dengan tanda baca koma.

b)     Konsiderans

Bagian Konsiderans Instruksi terdiri dari:

(1)      kata Menimbang, memuat latar belakang penetapan

Instruksi;

(2)      kata Mengingat, memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan Instruksi.

                            c)      Batang Tubuh

 Bagian batang tubuh Instruksi memuat substansi Instruksi.

d)   Kaki

Bagian kaki Instruksi terdiri dari

(1)   tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan Instruksi;

(2)   nama jabatan pejabat yang menetapkan Instruksi, diakhiri dengan tanda koma;

(3)   tanda tangan pejabat yang menetapkan Instruksi;

(4)   nama lengkap pejabat yang menandatangani Instruksi, tanpa mencantumkan gelar kecuali Pejabat Eselon I;

(5)   NIP (nomor induk pegawai) kecuali Menteri Pekerjaan Umum.

4)     Distribusi dan Tembusan

Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.

5)     Hal Yang Perlu Diperhatikan

      a)     Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga Instruksi harus merujuk       pada suatu peraturan perundangundangan

      

      b) Surat Perintah/Surat Tugas

              a.     Pengertian

Surat Perintah/Surat Tugas adalah perintah atau penugasan yang diterbitkan Menteri, Pejabat Eselon I atau Eselon II kepada seseorang dan/atau beberapa orang pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas tertentu dalam jangka waktu tertentu di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum.

b.     Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Surat Perintah/Surat Tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

                         

c.     Susunan

1)     Kepala

Bagian Kepala Surat Perintah/Surat Tugas terdiri dari:

(a)   kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris;

(b)   kata surat perintah/surat tugas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(c)    nomor, yang berada di bawah tulisan Surat Perintah/ Surat Tugas.

             

2)     Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Perintah/Surat Tugas terdiri dari hal berikut:

(a)   Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau mengingat; pertimbangan memuat alasan ditetapkannya Surat

Perintah/Surat Tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya Surat Perintah/ Surat Tugas tersebut.

(b)   Diktum dimulai dengan kata memerintahkan, ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugastugas yang harus dilaksanakan.

3)     Kaki

Bagian kaki Surat Perintah/Surat Tugas terdiri dari:

(a)   tempat dan tanggal Surat Perintah/Surat Tugas;

(b)   nama jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(c)    tanda tangan pejabat yang menugasi;

(d)   nama lengkap pejabat yang menandatangani Surat Perintah/ Surat Tugas, ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya;

(e)   NIP (nomor induk pegawai) kecuali Menteri Pekerjaan Umum; (f) cap jabatan/instansi.

d.     Distribusi dan Tembusan

1)     Surat Perintah/Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.

2)     Tembusan Surat Perintah/Surat Tugas disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait.

e.     Hal Yang Perlu Diperhatikan

1)     Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.

2)     Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.